Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Συντονιστής Φακέλων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν Συντονιστή Φακέλων για να ενταχθεί στην ομάδα μας και να αναλάβει την αποτελεσματική οργάνωση, παρακολούθηση και διαχείριση φυσικών και ηλεκτρονικών φακέλων σε ένα απαιτητικό και οργανωμένο επαγγελματικό περιβάλλον. Ο ιδανικός υποψήφιος θα διασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφα, τα αρχεία και οι σχετικές πληροφορίες τηρούνται με ακρίβεια, εμπιστευτικότητα και σύμφωνα με τις εσωτερικές διαδικασίες και τις κανονιστικές απαιτήσεις. Ο ρόλος απαιτεί άριστες οργανωτικές ικανότητες, προσοχή στη λεπτομέρεια και δυνατότητα συντονισμού πολλαπλών υποθέσεων ή διοικητικών ροών ταυτόχρονα.
Ο Συντονιστής Φακέλων συνεργάζεται στενά με διοικητικά στελέχη, τμήματα εξυπηρέτησης, νομικές ή λειτουργικές ομάδες και εξωτερικούς συνεργάτες, όπου απαιτείται, ώστε να εξασφαλίζεται η ορθή ροή πληροφοριών και η έγκαιρη ενημέρωση των σχετικών αρχείων. Θα είναι υπεύθυνος για την ταξινόμηση, αρχειοθέτηση, ανάκτηση και επικαιροποίηση εγγράφων, καθώς και για τον έλεγχο πληρότητας των φακέλων πριν από την προώθησή τους σε επόμενα στάδια επεξεργασίας. Επιπλέον, θα συμβάλλει στη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης αρχείων, προτείνοντας πρακτικές λύσεις για μεγαλύτερη αποδοτικότητα και καλύτερη ιχνηλασιμότητα.
Στην καθημερινή εργασία, ο κάτοχος της θέσης θα παρακολουθεί προθεσμίες, θα συντονίζει αιτήματα για συμπληρωματικά δικαιολογητικά, θα επικοινωνεί με εσωτερικούς και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους και θα διασφαλίζει ότι κάθε φάκελος είναι πλήρης, σωστά καταγεγραμμένος και εύκολα προσβάσιμος από τα εξουσιοδοτημένα μέρη. Η επιτυχία στον ρόλο προϋποθέτει ικανότητα τήρησης εμπιστευτικότητας, συνέπεια στην εφαρμογή διαδικασιών και άνεση στη χρήση πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.
Ο ρόλος είναι κατάλληλος για επαγγελματίες που απολαμβάνουν τη δομή, την ακρίβεια και τη συστηματική εργασία, ενώ παράλληλα μπορούν να ανταποκρίνονται σε μεταβαλλόμενες προτεραιότητες και αυξημένο όγκο εργασίας. Η θέση προσφέρει τη δυνατότητα ουσιαστικής συμβολής στην εύρυθμη λειτουργία του οργανισμού, καθώς η σωστή διαχείριση φακέλων αποτελεί κρίσιμο στοιχείο για τη λήψη αποφάσεων, τη συμμόρφωση και την ποιοτική εξυπηρέτηση. Αν διαθέτετε οργανωτικό πνεύμα, υπευθυνότητα και ενδιαφέρον για διοικητικές διαδικασίες υψηλής ακρίβειας, θα χαρούμε να γνωρίσουμε το προφίλ σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Οργάνωση, ταξινόμηση και αρχειοθέτηση φυσικών και ηλεκτρονικών φακέλων.
- Έλεγχος πληρότητας και ακρίβειας εγγράφων πριν από την καταχώριση ή προώθηση.
- Παρακολούθηση προθεσμιών και ενημέρωση των σχετικών ομάδων για εκκρεμότητες.
- Συντονισμός συλλογής συμπληρωματικών δικαιολογητικών από πελάτες ή συνεργάτες.
- Ενημέρωση βάσεων δεδομένων και συστημάτων διαχείρισης εγγράφων με ακρίβεια.
- Διασφάλιση εμπιστευτικότητας και ασφαλούς πρόσβασης σε ευαίσθητες πληροφορίες.
- Ανάκτηση και διάθεση φακέλων σε εξουσιοδοτημένα άτομα όταν απαιτείται.
- Συνεργασία με εσωτερικά τμήματα για τη σωστή ροή και επεξεργασία εγγράφων.
- Εντοπισμός λαθών ή ελλείψεων και άμεση διόρθωση ή κλιμάκωση.
- Συμμετοχή στη βελτίωση διαδικασιών αρχειοθέτησης και διαχείρισης αρχείων.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Προϋπηρεσία σε διοικητική υποστήριξη, αρχειοθέτηση ή διαχείριση εγγράφων.
- Άριστες οργανωτικές δεξιότητες και υψηλή προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών φακέλων και προτεραιοτήτων ταυτόχρονα.
- Καλή γνώση χρήσης Η/Υ και συστημάτων διαχείρισης εγγράφων ή ERP.
- Ικανότητα τήρησης εμπιστευτικότητας και χειρισμού ευαίσθητων δεδομένων.
- Πολύ καλές επικοινωνιακές δεξιότητες σε γραπτό και προφορικό επίπεδο.
- Ικανότητα εργασίας με διαδικασίες, προθεσμίες και σαφείς οδηγίες.
- Απολυτήριο λυκείου ή ανώτερες σπουδές σε διοίκηση ή συναφή τομέα.
- Εμπειρία σε περιβάλλον με κανονιστικές απαιτήσεις θα θεωρηθεί πλεονέκτημα.
- Πνεύμα συνεργασίας και συνέπεια στην καθημερινή εκτέλεση καθηκόντων.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία έχετε στη διαχείριση φυσικών ή ηλεκτρονικών φακέλων;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια κατά την καταχώριση και αρχειοθέτηση εγγράφων;
- Έχετε εργαστεί με συστήματα διαχείρισης εγγράφων ή βάσεις δεδομένων;
- Πώς χειρίζεστε εμπιστευτικές πληροφορίες στην καθημερινή εργασία σας;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου διαχειριστήκατε πολλαπλές προθεσμίες ταυτόχρονα.
- Πώς αντιμετωπίζετε ελλιπή ή λανθασμένα δικαιολογητικά σε έναν φάκελο;
- Ποια εργαλεία λογισμικού χρησιμοποιείτε με άνεση για διοικητική εργασία;
- Τι σας ελκύει στον ρόλο του Συντονιστή Φακέλων;
